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【企業に痛手なコストを削減!】コピー機もコスト低下に役立つ

事業を成り立たせるために1台は必要になるコピー機。新品か中古のどちらかを購入するかで悩む人もいるとおもいますが、新品の場合は多くの人がリースだそうです。
リースだと低価格で経済的にも安心ですが、ランニングコストで見ると首を捻るかも。
コピー機でコストを抑える方法をご紹介します。

  • インクは使い分けるのが得策!

    インクは使い分けるのが得策!

    コピー機に利用されるインクには種類があり、値段が高い純正インクばかりを使用していると不要な経費がかかることに!

  • リースか購入かで費用も変わる

    リースか購入かで費用も変わる

    新品のコピー機は高価であるため、殆どのユーザーがリースを利用しているケースが多いんだとか。ですが、リースの方が割高になる場合も!?

  • メンテナンスは企業形態に合わせる

    メンテナンスは企業形態に合わせる

    コピー機の使用頻度が少なく、印刷枚数も多くない場合は、保守契約を見直してみると会社に見合ったサービスが見つかるかも。

 
 

リースとは、企業を対象に事務機器などを貸し出す事業です。
ユーザーに代わってコピー機などを購入して、一定の間ユーザーへ貸し出すそうです。

しかし、どんなに不可抗力な出来事で故障してもリース料金の支払いは免除されることはないため、ユーザーに損害が発生する可能性もあるんだとか・・・。

事務機器が経費圧迫!コストを抑えるコピー機の使い方

バブル崩壊後から訪れ始めた不景気に、会社を立ち上げてその打破を志す人が多く現れるようになりました。
しかし、企業を立ち上げるというのは、施設費用・商業登記・人件費など、多額の費用がかかり、パソコン・シュレッダー・コピー機などのオフィス用品もかかすことができません。

会社を軌道に乗せるためには、少しでも不要なコストを抑えることも必要になります。
特に、オフィス用品には高額な機械が多いため、コストを抑えた使い方をして、コスパを高めることも重要になります。
企業には必要になる高額機械のコピー機で、コストを抑える方法をご紹介していきますので、企業設立の際には参考してみてくださいね。

使用頻度でインクを選ぶ!

コピー機で使用するインクには、純正インク・互換性インク・詰め替え用インクなどがあります。
純正インクはメーカーで販売されている正規品ですが、その他のインクはプリンターメーカー以外で製造された非純正インクとされています。

コピー機を使用する頻度にもよりますが、コピー機購入時に付属されている純正インクで十分長持ちするとされています。しかし、それは印刷回数が少ない場合あるため、印刷頻度や枚数が多いときには非純正インクの方がコストを大きくカットでき、お得と言われています。

また、純正インクと非純正インクの色彩に差は殆ど無いとされていますが、見る人が見れば分かるそうです。
大事な印刷物には純正インクを、枚数を必要とする印刷物には非純正インクを、というように使い分けている人も少なくないようです。
むやみに純正なら純正のインクばかりを購入することはコストの無駄遣いですが、替えのカートリッジを用意しておくくらいはすると良いそうです。

企業が安定したらリースではなく購入を!

コピー機自体が高額な機械ですが、事務機器として企業には必需品でもあります。
新規に立ち上げる企業では一括購入するケースもあれば、一括購入する資金をまとめるのは難しく、リースするという企業が多いんだそうです。

  • リースのメリット
    書類を整えるために必要なコピー機は、新品だと数百万を越えるものが多くありますが、リースになると低コストで利用できるため、便利とされています。
  • リースのデメリット
    もし、企業側の状況によってリースしている機器を使用しなくなったとしても、契約期間中の解約はできないことになっています。

さらにリースしている事務機器は、最終的には価値の低下などによりリース会社側から低価格での再リース契約、または買取という話し合いになるケースがあるそうです。
しかし、リース料やメンテナンス料などのランニングコストを見てみると、リースの方が買取よりも高くなるケースもあるようです。

企業設立当初から数百万もする新品コピー機は難しいかもしれませんが、中古品であれば何とかなるのではないでしょうか?
中古品でも一括購入であれば、リースのように低価格でもランニングコストが割高になるというような心配はないとされています。
中古コピー機でも保守メンテナンスの説明がされているサイトをご紹介しますので、ご覧になってみてください。

高額だけど企業には重要!コピー機購入で悩んだらオフィス110で解決!
オフィス110の「コピー機」
http://oa110.jp/multi/
会社の立ち上げには様々なオフィス用品が必要になりますが、そのうちの一つがコピー機ですね。高額機器であるため、購入には二の足を踏む人も・・・。しかし、リースだとコストが高くなる場合もあるため、新品・中古コピー機の購入を考えてみては?

保守契約はその都度請求されるものが◎

リースや購入における契約時などには、保守契約(カウンター料金、コピーキット、スポットなど)という契約が結ばれ、コピー機のメンテナンスに関係してくるそうです。

  • トナーキット保守契約
    トナーカートリッジ(インク)を購入するたびに、保守メンテナンス料金を含めて請求される契約のことを言うそうです。
    印刷をするたびに消費するトナーカートリッジを購入することで、そのインクが切れるまで全ての保守サービスが受けられるそうです。印刷量の少ない場合におススメの保守契約です。
  • カウンター保守契約
    カウンター契約とは、コピー機で印刷する枚数に応じてメンテナンス料金が請求される保守契約のことだそうです。
    ひと月の印刷枚数が1.000枚とすると、1.000枚にカウンター単価(メーカーやリース事業者側で決められている)を掛け合わせた料金で、メンテナンスなどの保守サービスを受けることができる。

トナーキット保守の場合はトナー購入時のみに請求が発生しますが、カウンター保守の場合は毎月請求が発生するため、コピー機の使用頻度が少ない企業などはトナーキット保守などの方が不要なコストを抑えられることと思います。

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